La prima caratteristica fondamentale che un buon software gestionale sanitario deve avere è di poter gestire il paziente, i suoi dati, gli aggiornamenti degli stessi, i rapporti con il paziente e con il medico di medicina generale, nel caso il software fosse utilizzato da uno specialista.

Il software deve permettere in primis la raccolta di dati anagrafici che, oltre ai classici dati (cognome, nome, data nascita, ecc.) deve consentire la registrazione di altri dati importanti per un medico, tra cui il gruppo sanguigno, nome e indirizzo e-mail del medico di medicina generale, dati anagrafici dell’eventuale coniuge, contatti del paziente, fotografia del paziente). Per procedere alla registrazione dei dati, essi devono essere autorizzati dal paziente e quindi, prima di ogni cosa, un buon software per la gestione di uno studio medico deve poter creare e stampare consensi informati, affinché venga raccolta l’approvazione del paziente alla registrazione e utilizzo dei dati, anche secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia di trattamento dei dati personali.

Inoltre, l’applicativo medico deve offrire un elevato grado di sicurezza: il software in questione deve essere accessibile con specifiche credenziali (username e password) in possesso ed uno esclusivo del medico stesso.

Registrato quindi il paziente, un buon software medico deve offrire la possibilità di raccogliere una buona storia medica o anamnesi. Inoltre, l’anamnesi di un buon software dovrebbe essere abbastanza plastica da potersi adattare alla raccolta dati per diverse aree terapeutiche e branche (mediche o chirurgiche).

Un’altra caratteristica basilare che il software deve avere è la flessibilità, in modo che il medico possa aggiornare i dati maggiormente rilevanti in funzione di visite di controllo o accertamenti addizionali corrispondenti all’area terapeutica o alla patologia specifica. Quindi le schede devono prevedere campi e menu molto completi e corrispondenti alla reale pratica clinica. Anche la possibilità di monitorare i dati nel tempo sotto forma di grafici o tabelle può essere utile per il medico per comprendere in modo immediato l’andamento del paziente nel suo percorso di malattia.

La terapia farmacologica è in genere uno dei punti di arrivo alla fine del ragionamento clinico sulla base delle informazioni raccolte. Da sottolineare che per terapia si intende sia quella non farmacologica (es. integratori, stile di vita, dieta) sia quella farmacologica, per la quale deve essere generata una specifica prescrizione. Il software deve agevolare questo passaggio e consentire di tracciare tutti gli adeguamenti della schedula di trattamento che possono avvenire nel percorso di gestione del paziente.

Molti software hanno integrato un database dei farmaci disponibili e autorizzati in Italia, permettendo una ricerca per principio attivo o per nome commerciale.

Importante sarà anche tracciare l’aderenza del paziente, la quale può essere monitorata o tramite un diario o durante le visite di follow-up.

Molto utile la possibilità di generare una lettera per il paziente che includa trattamento, posologia e indicazioni particolari, in modo da poter fornire tutte le informazioni per una gestione adeguata della terapia, unitamente agli altri dati (come anagrafica ed esami).

Il software ideale deve essere anche di semplice utilizzo: pulsanti chiari, comandi riconoscibili, grafica gradevole. L’attenzione principale del medico deve essere rivolta al paziente, pertanto l’interfaccia non deve impegnare eccessivamente il medico sottraendo tempo al dialogo con il paziente durante la visita.

Un buon software deve naturalmente prevedere la possibilità di scrivere note o appunti personali del medico sul paziente, così pure esprimere un giudizio letterale o esprimerne uno numerico sui miglioramenti o peggioramenti che il paziente presenta.

Il software in questione deve avere anche la sezione dedicata alla registrazione di referti degli esami strumentali eseguiti dal paziente, più una sezione dedicata alla registrazione dei valori del laboratorio analisi. Utile è anche la possibilità di importare i referti in forma digitale (quindi dopo averne effettuato una scansione) o in formato pdf; così pure la possibilità di salvare immagini raccolte durante la visita con paziente.

Un software, infine, deve avere la possibilità di eseguire ricerche all’interno del database o in siti ufficiali (es. sito AIFA, sito Osservatorio Malattie Rare) e statistiche.

Scontato ma non banale, un buon software per la gestione dello studio medico deve poter gestire e automatizzare anche aspetti burocratici come la fatturazione ai pazienti in relazione alla prestazione effettuata, oppure alle strutture sanitarie all’interno delle quali il medico presta servizio.

Spesso è il prezzo ciò che vince alla scelta finale, ma un medico deve effettuare una scelta a lunga scadenza e pertanto dovrebbe considerare questo aspetto solo marginalmente. Da tener presente che il costo di un software è detraibile e quindi ammortizzabile, così come avviene per tutti i costi delle apparecchiature mediche.

Pensare a quali sono le attività quotidiane e capire come possono essere trasferite in un software per il (poli)ambulatorio. In un contesto ospedaliero, il software deve essere considerato come lo strumento per rendere più efficienti i processi aziendali, ottimizzare le risorse e controllare i costi. Ogni software lavora su esigenze e obiettivi diversi, per cui è importante pensare alla specifica struttura e scegliere il prodotto più completo.

Nella ricerca di un software è necessario valutare le proprie conoscenze tecnologiche e quelle del proprio team, per essere certi di saper poi utilizzare le funzionalità del sistema informatico. Scegliere un prodotto di qualità, con assistenza e aggiornamenti sempre disponibili, può essere un valido supporto.

Il software ideale per la gestione di un uno studio medico deve raccogliere l’intera gestione del paziente.

Oltre a verificare la specificità delle schede e delle informazioni che possono essere raccolte, è bene fare un’analisi accurata del proprio processo lavorativo in modo da poter customizzare il software con il supporto dello sviluppatore del sistema. Di conseguenza può essere opportuno valutare la fattibilità anche di questo aspetto tecnico.

In un mondo in continua evoluzione dove la connessione a internet è prassi quotidiana, la necessità è quella di avere accesso alle informazioni da qualsiasi parte del mondo.

I programmi in cloud senza nulla da installare su PC, aiutano a gestire il lavoro in ogni luogo e in ogni momento, da qualsiasi dispositivo, che sia un computer o uno smartphone. Questo aspetto può essere un vantaggio nel momento in cui vi fosse la necessità di monitorare dati da remoto o laddove si svolga la propria attività in ambulatori con sedi differenti.

Il supporto del mobile può essere utile sia ai medici per l’organizzazione del calendario, sia per i pazienti per la prenotazione delle visite via internet.

Avere uno strumento legato al gestionale, ma portato comodamente in tasca, può essere un vantaggio da tenere in considerazione nella scelta.

Introdurre nell’ambulatorio un software con interfacce pensate per i dispositivi mobili e per la prenotazione da mobile con relative App mobile renderà il lavoro più facile e accessibile, per far funzionare il nostro business ovunque.

L’obiettivo più importante di un software è comunque quello di migliorare la comunicazione, le relazioni e quindi la fidelizzazione. Infatti e-mail, fatture, reminder appuntamenti e altre forme di comunicazione sono importanti nella gestione ambulatoriale.

Per studi privati, anche la possibilità di inviare newsletter su promozioni o giornate speciali permette di ottimizzare i processi di informazione assicurando la fidelizzazione dei pazienti.

Più che mai valido il vecchio detto “chi meno spende più spende “. Dare priorità quindi a prodotti affidabili e di qualità per avere meno inconvenienti o brutte sorprese.

Infatti, alcuni software “apparentemente gratuiti” richiedono una formazione molto specifica che richiede tempo ed un costo.

Il training dovrebbe essere incluso nel servizio offerto e specifico per figure professionali differenti. In un contesto ospedaliero ad esempio, a seconda del ruolo che il personale ricopre e quindi delle competenze, dovrebbero organizzati corsi di formazione mirati e giornate di affiancamento in sede per assicurare la completa operatività della struttura in tempi brevi.

Per concludere, nella gestione del paziente un buon software diventa fondamentale per osservare concreti miglioramenti nel servizio offerto e nel percorso di cura.

Un gestionale completo, modulare e disponibile su web può essere la soluzione da adottare in qualsiasi ambiante per garantire efficienza e qualità nel lavoro.